Information är mer eller mindre en viktig del i allt arbete inom kommunen. Känslig information, exempelvis känsliga personuppgifter eller sekretessklassad information, har ett behov av starkare skydd. Kryptering av e-post är en åtgärd för att stärka skyddet av informationen när den kommuniceras. Kryptering säkerställer att endast den behöriga mottagaren ska kunna läsa meddelandet.
Rutinen ska utföras för att skydda känslig information medan den skickas via e-post till en annan mottagare, främst när mottagaren är extern.
Krypterad e-post med hjälp av denna rutin kan inte skickas till funktionsbrevlådor eller till supportbrevlådor (ärendehanteringssystem). Mottagar-adressen måste tillhöra 1 person och inte vara delad.
- Anställda
- Politiker
- Anställda vid kommunala bolag som har IT-tjänst från SML-IT
- LOV-utförare
Rutinen ska användas när känslig information behöver skickas via e-post. Kryptering ska inte användas för sakens skull. Det ska finnas en anledning att kryptera e-postmeddelandet. De anledningar som finns för att kryptera e-post är:
Rutinen ska användas av anställda inom kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil vid behov av krypterad e-post.
För hjälp med problem vid användning av krypteringsverktyget, vänligen kontakta supporten på:
Kommunens e-postsystem heter Outlook. Outlook kan användas både via ett program på datorn och via en hemsida på Internet. Den enda skillnaden mellan Outlook på datorn och Outlook på Internet är att Outlook på Internet uppdateras oftare av Microsoft. Själva e-posten är densamma i båda. Anställda har, via sitt användarkonto tilldelat av SML-IT, tillgång till Outlook både på datorn och på Internet.
Kryptering av e-post är en funktion som finns på alla anställdas Outlook i båda miljöerna (dator och internet). Därför är utförandet uppdelat i två sektioner, Outlook på Internet och Outlook på datorn, som beskriver hur krypteringsfunktionen kan användas i respektive miljö. Säkerhetsmässigt är det ingen skillnad på vilken Outlook-miljö som du använder när du krypterar ditt e-postmeddelande.
Sammanfattning:
Detaljerad beskrivning:
Steg 1 – Starta Outlook på Internet
Steg 2 – Ny e-post
Steg 3 – Krypteringsfunktionen
Steg 4 - Kryptering aktiverad
Sammanfattning:
Detaljerad beskrivning:
Steg 1 – Starta Outlook på datorn
Steg 2 – Ny e-post
Steg 3 – Krypteringsfunktionen
Steg 4 - Välj behörighetsalternativ
Steg 5 - Kryptering aktiverad
E-postmeddelanden krypterade av verktyget ska kunna läsas i alla e-postsystem. I praktiken är verktyget dessvärre inte lika kompatibelt med funktionsbrevlådor, gemensamma brevlådor eller e-postmottagare som använder ett ärendehanteringssystem för att läsa sin e-post.
Krypterade e-postmeddelanden skickade till e-postsystemet Outlook öppnas i regel genom att öppna meddelandet precis som vanliga e-postmeddelanden öppnas. Det kan finnas undantag som innebär att du måste ange ditt användarnamn och lösenord för att kunna öppna meddelandet.
Krypteringsverktyget är utvecklat av Microsoft och är därför endast fullständigt kompatibelt i tjänsten Outlook. Det innebär dock inte att mottagare med andra e-postsystem inte kan öppna och läsa e-postmeddelanden med skyddet.
När mottagarens e-postsystem är annat än Outlook skickas aldrig e-postmeddelandet till deras inkorg. De får istället en länk till e-postmeddelandet. Länken tar mottagaren till ett fönster i Outlook, där det skyddade e-postmeddelandet kan läsas.
I händelse av att mottagaren påstår sig inte kunna öppna e-postmeddelanden som ni skickat krypterat med hjälp av denna rutin, finns nedan en beskrivning på hur man gör. Beskrivningen använder Googles Gmail-gränssnitt, men ska kunna användas för de flesta e-postsystemen. Notera återigen att krypteringsfunktionen inte fungerar när mottagaren är en funktionsbrevlåda!
Sammanfattning:
Detaljerad beskrivning
Steg 1 – Öppna meddelandet
Steg 2 – verifiering
Steg 3 - engångslösenord(om det alternativet valts som inloggning)
Fortsättning Steg 3 - engångslösenord(om det alternativet valts som inloggning)
Fortsättning Steg 3 - engångslösenord (om det alternativet valts som inloggning)
Steg 4 – läsa meddelandet