Rutin för telefoni

Inledning

Kommunernas uppgift är att inom olika områden erbjuda tjänster av hög kvalitet till medborgare. För att kommunen som myndighet ska kunna leva upp till de krav på kvalitet som medborgare har rätt att ställa, är hög tillgänglighet ett måste. Telefoni är en viktig funktion för att leva upp till medborgares förväntningar. De är också en förutsättning för verksamheterna att uppnå sina mål.

Syfte

Telefoner är idag inte längre bara ett kommunikationsmedel via ljud och text. De kan vara kraftfulla digitala verktyg med avancerade tekniska funktioner och finesser. Med direkt uppkoppling till internet tillkommer nya risker som måste hanteras. Denna rutin är framtagen för att skapa en gemensam grundsyn i användandet av telefoner och mobila enheter. Med en gemensam grundsyn samt kunskap om mobila enheters funktioner och möjligheter, kan en högre nivå av informationssäkerhet uppnås.

Frekvens

Alla anställda inom Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner som har en tjänstetelefon tilldelad från SML-IT ska känna till och följa denna rutin

Ansvar

Verksamheter inom SML-kommunerna har möjlighet att beställa telefoner från SML-IT. Nedanstående ansvar gäller de anställda som blivit tilldelade telefon tillhandahållen av SML-IT.

Handhavandet av telefon och medföljande utrustning ska ske ansvarsfullt och inte medföra ökad risk för tekniska skador, stöld, dataintrång eller annan skada för kommunen.

Det innebär att mobiltelefonen ska förvaras i fodral och inte lämnas obevakad på till exempel allmän plats, hotellrum eller synlig i bil. Användning av telefonen för privat bruk är tillåtet så länge det inte stör ordinarie arbetsuppgifter/verksamhet eller medför kostnader för kommunen.

Alla telefonanvändare ska skydda informationstillgångarna. Användare ansvarar enskilt för att informationen ej blir åtkomlig för obehöriga. Du som användare har även ett ansvar att känna till och följa befintliga regelverk för informationssäkerhet (se offentlighetsprincipen, dataskyddsförordningen).

Det är varje användares enskilda ansvar att följa gällande riktlinjer, regler och rutiner. Anställda är även skyldiga att rapportera till närmaste chef vid upptäckter av eller misstankar om överträdelser, intrång eller tillbud. Det är i sin tur närmaste chefs ansvar för att relevanta åtgärder vidtas.

Vid avslutad anställning ska mobiltelefon och tillhörande SIM-kort återlämnas till SML-IT utan skärmlås och inloggade konton. SML-IT ansvarar inte för förlust av privat information på mobiltelefonen efter kassering.

Support

För snabb och effektiv support ska självserviceportalen användas i första hand. Du finner portalen på följande länk:

https://3580.se/länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Finner du inte lösningen på ditt problem på portalen kan IT-supporten kontaktas via e-post eller telefon. Om ärendet inte är brådskande ska e-post med problemformulering skickas till:

itsupport@sml-it.se

Vid akuta ärenden, d.v.s. problemet hindrar direkt din förmåga att utföra dina arbetsuppgifter, bör du ringa anknytning:

3580 (0523- 61 35 80).

Beredskap är bemannad från 17:00 till 07:00 vardagar samt alla timmar på dygnet under helg och röda dagar. Kostnaden är 700 kr för påbörjad timme. Kommunen bestämmer vem som har behörighet att kontakta beredskap för IT.

Förlust eller stöld

Vid förlust av mobiltelefon ska SML-IT kontaktas omgående. Beroende på modell och hur gammal telefonen är kan SML-IT rensa mobiltelefonen på distans så att känslig information, som ex. personuppgifter, inte görs tillgänglig för obehöriga. Du som användare måste också snarast möjligt, via dator eller annan mobiltelefon, byta lösenord på de tjänster som mobiltelefonen har tillgång till. Skadegörelse och stöld polisanmäls av närmaste chef. Därefter måste en ny telefon beställas via de vanliga kanalerna. SML-IT kan tillhandahålla lånetelefon om det finns tillgängligt i lagret, förutsatt att en polisanmälan är gjord.

Kommunikation

Svaret/bemötande vid inkommande samtal ska kortfattat och tydligt svara på frågorna vart och vem, där vart är vilken verksamhet uppringaren har kommit till och vem är personen som svarat. Samtal får ej initieras eller pågå under bilfärd utan tekniska hjälpmedel (så som handsfree, anslutning till bluetooth i bil etcetera). Om tekniska hjälpmedel saknas får samtalet inte initieras förrän bilen är stillastående.

Konfidentiella, sekretessklassade och/eller känsliga personuppgifter får aldrig avslöjas under telefonsamtal eller skickas via SMS, MMS eller okrypterat via e-post. Vid personliga möten eller samtal där känslig information kommer att hanteras bör mobila enheter och annan mobil utrustning lämnas utanför lokalen, alternativt i en så kallad bruslåda.

Anknytning

Kommunernas telefonnummer är uppbyggda utifrån olika nummerserier (se tabell nedan).

Nummerserier

Sotenäs

0523-66

4000-4799

Lysekil

0523-61

3000-3999

Lysekil

0523-65

1200-1399

Munkedal

0524-1

8000-8499

Munkedal

0524-79

9500-9799

De fyra sista siffrorna i ditt telefonnummer är alltid din anknytning. När du är tillgänglig ska din anknytning alltid vara aktiverad.

Din anknytning är alltid aktiv. När du under arbetstid inte är tillgänglig måste du själv koppla bort anknytningen. Detsamma gäller vid semester, tjänsteledighet och liknande.

Du hanterar din anknytning enklast med hjälp av applikationen Trio Referral (se ”Applikationer” nedan) i din mobiltelefon eller via Trio Assistant Webb i din dator.

Mobiltelefonernas SIM-kort har alltid ett mobilnummer. Anknytningen går att koppla bort, till skillnad från mobilnumret som alltid är tillgängligt att ringa på. Både anknytning och mobilnummer är tillåtna att lämnas ut till allmänheten på begäran. För de som har en anknytning är det möjligt att dölja mobilnumret i växelsystemen, dock aldrig i SMS.

Ansvaret ligger på den enskilde att kontakta telefonsupporten på IT-avdelningen samt kommuns reception om denne önskar att endast anknytningen ska vara tillgänglig. Det är dock inte tillåtet att dölja sitt anknytningsnummer eller att dölja mobilnumret utan en anknytning. I specifika fall kan undantag göras.

Röstbrevlåda

Som anställd inom kommunen är det din skyldighet att hantera din röstbrevlåda. Det innebär att konstruera ett telefonsvar som tydligt klargör vem du är och vart personen har kommit, samt lyssna av röstbrevlådan snarast möjligt.

För fasta telefoner ges ett utgående meddelande via din anknytning om anknytningen är avaktiverad vid uppringningen. Vid missat samtal när anknytningen är öppen träder det konstruerade telefonsvaret in.

Applikationer till mobiltelefonen

Applikationer får bara hämtas från Appstore (iPhones) och Google Play Butik (Samsung). Nya tilldelade mobiltelefoner inkluderar programvaran AirWatch. På dessa kan applikationer hämtas från SML-IT Appstore och SML-IT Play Butik. Där finns de applikationer som är nödvändiga för din tjänst inom kommunen.

Du som användare ska alltid vara uppmärksam på vad applikationer begär tillgång till. Installera aldrig applikationer som begär tillgång till ytor där arbetsrelaterad information kan lagras (till exempel bilder eller e-post). Undantaget är applikationer som tillhör Office365 (Microsoft).

Office365

Office365 är samlingsnamnet för de applikationer som ska användas i ditt dagliga arbete, bland dem tillhörande Word, Excel, Skype, OneDrive, PowerPoint och OneNote. Dessa applikationer är kopplade till ditt användarkonto i kommunen, vilket ger dig möjlighet att nå alla de dokument som är tillgängliga vid din stationära arbetsstation.

Med hjälp av Outlooks kalenderfunktion kan du stänga av din anknytning vid planerade sammanträden och tjänsteledigheter. Se Rutin för handhavandet av digitala verktyg för mer information.

Trio Referral

När du behöver stänga av din anknytning av anledningar som inte kan eller bör planeras i din kalender (lunch, oväntade besök, larm etc.) lämpar sig applikationen Trio Referral. I denna applikation kan du med knapptryck aktivera och avaktivera din anknytning med hänvisningar som du själv skapar.

Inställningar och säkerhet

Skärmlås

Telefoner tilldelade från SML-IT ska ha skärmlås aktiverat. Vid inaktivitet på 30 sekunder ska skärmlåset aktiveras automatiskt. Automatisk öppning av meddelanden ska avaktiveras, så att känslig information inte syns på enheten med skärmlås aktiverat. Vid avslutad anställning ska lösenkoden tas bort innan mobiltelefonen inkasseras. Om du inte vet hur skärmlås aktiveras på din mobiltelefon, vänligen kontakta IT-support (3580).

Meddelanden på låsskärmen

En av mobiltelefonens huvudfunktion är kommunikation via meddelanden. Meddelanden som mottagits visas automatiskt på skärmen, oavsett om skärmlås är aktiverat eller inte. Därför är det viktigt att, utöver aktivering av skärmlås, även dölja det innehåll i mottagna meddelanden som syns på skärmlåsta mobiltelefoner. Inkommande meddelanden kan både vara via SMS och andra applikationer (exempelvis e-post i Outlook). Inkommande meddelanden måste döljas både för SMS och alla de andra applikationer som du använder för att kommunicera i din tjänst. Om du inte vet hur du döljer meddelanden på låsskärmen från SMS och e-post, vänligen kontakta IT-support (3580).

Säkerhetskopiering

Mobiltelefonen kan användas som ett digitalt verktyg i din tjänst. Allt arbete ska då säkerhetskopieras till applikationen OneDrive. Det sker automatiskt via synkroniserat användarkonto när du arbetar i Office365-applikationer och är ansluten till kontot i dessa. Säkerhetskopiering är vanligast inställt på att aktiveras när mobiltelefonen ansluts till ett wifi. Vid behov kan abonnemangets surfpott användas för att säkerhetskopiera. Sådan säkerhetskopiering kan göras manuellt eller aktiveras i inställningar på OneDrive. Glöm inte att avaktivera sådan säkerhetskopiering när behovet inte finns längre. Andra molntjänstapplikationer som kan synkronisera och säkerhetskopiera data, exempelvis ”Google Drive” eller ”Dropbox”, får aldrig användas för att lagra eller säkerhetskopiera arbetsrelaterat material.

Uppdateringar

Mobiltelefonen ska alltid vara uppdaterad till senaste version. Innehavaren ansvarar enskilt för att uppdatera mobiltelefonen så fort tillgängliga uppdateringar finns.

Mobiltelefonitjänster

Mobiltelefonitjänster som inte behövs för det dagliga arbetet bör stängas av. Exempel på sådana
tjänster är positionering via GPS, WLAN, Bluetooth och datatrafik. Detta sparar både batteri och
minskar den mobila enhetens exponering.

Airwatch

Nya tilldelade mobiltelefoner från SML-IT innehåller programvaran AirWatch. AirWatch används av SML-IT för att hantera mobila enheter. Mobila enheter med AirWatch kan antingen vara låsta eller öppna. Låst innebär att bara applikationer som SML-IT godkänner kan hämtas till enheten. Godkända applikationer kan installeras från ”SML-IT Appstore/Playbutik” i enheten.

Telefonabonnemang och Mobilabonnemang

Ditt mobilbonnemang tillhandahåller en surfmängd som ska användas för arbetsrelaterade uppgifter. Surf, sms och samtal kan användas för privata ändamål i den utsträckning att det inte påverkar arbetet eller medför kostnader för kommunen. Tjänstetelefonen får aldrig användas för privat näringsverksamhet. Du får inte heller dela mobilt nätverk (mobil hotspot) för något annat än arbetsrelaterade ändamål. Telefonen/mobiltelefonen tillhör dig och din anställning och får inte lånas ut till vänner, familj eller någon annan. Vid avslutad anställning följer telefonnumret med tjänsten, alternativt stängs av.

Flatrate

Flatrate ingår i alla mobilabonnemang. Flatrate innebär fria samtal och 3000 fria sms/mms inom Sverige. Flatrate är en förmån att ta del av för dig som är anställd inom kommunen. Notera dock att:

  • Betalningstjänster är blockerade, även för privat användning via flatrate
  • Nummer till samhällstjänster inkluderas inte i flatrate, ex. 0771-nummer. Detta innebär att samtalen inte är fria utan genererar en kostnad som syns på fakturan
  • Samtalslistor kan komma att lämnas ut, på närmaste chefs begäran